Usa un manual personalizado para no olvidar los procedimientos ocasionales
marzo 24, 2010 36 Comentarios
Cuando trabajamos con una computadora, hay procedimientos que repetimos todos los días. Sin embargo, hay otros que tan sólo hacemos una vez cada mucho tiempo, y esos suelen ser los que más rápido olvidamos. Para evitar esto, una buena solución es crear un documento de texto donde conservemos los pasos a seguir para realizar esas tareas que no repetimos a diario. Es decir, un manual personalizado de acuerdo a nuestras necesidades.
Algunos ejemplos de esas tareas pueden ser:
- Configurar una conexión de red (si no eres técnico).
- Modificar una fotografía (si no eres diseñador o fotógrafo).
- Configurar un programa o un sistema operativo (si no das mantenimiento).
- Reinstalar el sistema operativo (especialmente, los pasos previos).
Puede parecer una tontería, pero ¿cuántas veces nos hemos descubierto buscando por Internet el mismo procedimiento por quinta vez? Para no perder el tiempo dando con el recurso adecuado, crea un documento con tu procesador de textos favorito donde recopiles todos esos procesos que repites cada cierto tiempo y de los cuales nunca te acuerdas. Luego, cada vez que te encuentres con un proceso similar, añades su descripción al documento.
Para que esto sea verdaderamente efectivo, sigue las siguientes recomendaciones:
- Pon un título descriptivo al procedimiento que vayas a reseñar.
- Describe detalladamente cada paso. No des por supuesto que te acordarás de una u otra cosa cuando llegue el momento: no será así.
- Pero descríbelo clára y brevemente.
- Si es posible, acompaña la descripción de la tarea por medio de capturas de pantalla, especialmente si el proceso es muy complejo. Un programa gratuito y muy fácil de usar para esto es Screenpresso.
- Si todas o gran parte de las opciones de configuración de un programa están en una sola ventana, ahorrarás mucho tiempo si tomas una captura de la misma en lugar de ir copiándolas a mano una tras otra.
- Redacta las instrucciones como si fueran para otra persona. De esa manera, tendrás más seguridad de que no se te olvidará añadir nada.
- Si el procedimiento lo has encontrado en Internet, cópialo en el documento. La ley de Murphy dice que en el momento que más necesites la conexión de Internet, más rápido se caerá y más tiempo permanecerá caída. Bueno, no lo dice pero debería. No te olvides de conservar allí mismo la dirección de donde lo has sacado (por si deseas compartirlo o volver a ese sitio en busca de más cosas).
- Anota especialmente las configuraciones de programas que uses mucho. Así te ahorrarás el disgusto de volver a investigar la manera en dejar el programa como lo tenías antes después de una reinstalación.
- Guarda el documento en un lugar que sea fácilmente localizable y donde no corra el riesgo de que lo borres por equivocación. No, la carpeta llamada “Downloads” no es precisamente ese sitio.
- Y guárdalo con un nombre identificable. “Procedimientos importantes” puede ser bueno. “proc_imp” no lo es.
- No crees un documento por cada tipo de procedimiento, sino que centralízalos todos en uno sólo. Estamos hablando de cosas que realizas muy de vez en cuando pero de manera repetida, no de un libro recopilatorio de trucos.
Si lo haces, comprobarás como este manual personalizado te saca de más de un apuro. Incluso puede ser recomendable que lleves siempre una copia en una memoria flash para cuando lo necesites en una emergencia.
Imagen con montaje sobre el original CC de richardmasoner.
Iván Lasso tiene como herramienta principal a su computadora y ha pasado por más de una vez por la situación que dice en este post. Puedes seguirle en Twitter, leer su blog personal o su blog dedicado a informática divulgativa en cómic.
Software