Organízate con eficacia sólo con el escritorio y un programa para mantenerlo ordenado

enero 26, 2010 2 Comentarios

A veces, lo más simple es lo mejor: con la ayuda del programa Fences, vamos a ver como convertir nuestro escritorio de un lugar caótico a un sistema de productividad que nos ayude a gestionar las tareas pendientes.

Fences es un programa gratuito (que dispone de una versión de pago con más opciones) que nos permite ordenar nuestro escritorio creando zonas donde, a manera de cajas, podemos meter los archivos que tenemos. Estas cajas flotantes (o “vallas”, como hace referencia el nombre) pueden contener todos los archivos que queramos. Si su tamaño es muy pequeño y no se puede ver todo su contenido, tan sólo tenemos que pasar por encima de cada caja para que aparezca una barra de desplazamiento. Además, las cajas se pueden redimensionar de acuerdo a nuestras necesidades.

Otro de sus puntos fuertes es que podemos ocultar todas las cajas con tan sólo hacer doble clic, de manera que nos quede el escritorio completamente despejado. Para volver a ver las cajas, hacemos de nuevo doble clic en cualquier parte de nuestro “vacío” escritorio. Además, cada vez que creemos una nueva colocación de las cajas, podemos guardarla para recuperarla más tarde.

El manejo de Fences es bastante simple (aunque hay que advertir que el programa viene sólo en inglés). Sin embargo, ¿cómo utilizarlo como gestor de tareas? Vamos a verlo.

El programa viene ya con varios diseños predefinidos y un cierto número de cajas que nosotros podemos quitar. Además, también podemos añadir todas las que queramos. Para mover las cajas, sólo tenemos que arrastrarlas cogiéndolas desde la barra que contiene su nombre y soltándolas donde deseemos colocarlas. Para cambiarlas de tamaño, nos colocamos sobre el borde de la caja y, al aparecer una fecha doble, pulsamos y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, arrastramos hasta que consigamos el tamaño deseado.

En función de nuestras necesidades y del tamaño de nuestra pantalla, podemos acomodar las cajas de esta manera, tan sólo dejando aquellas que consideremos imprescindibles:

A continuación, vamos a crear las cajas que nos servirán para gestionar nuestras tareas. El número y nombre es, por supuesto, de acuerdo a las necesidades de cada uno. En este ejemplo, yo voy a crear una caja para cada día de la semana y una para el fin de semana.

Para crear una caja todo lo que tenemos que hacer es pulsar con el botón derecho del ratón en el lugar donde queremos crear la caja y, manteniendo pulsado ese botón, arrastrar hasta que la caja tome las dimensiones que queramos. Al soltar, se nos pedirá el nombre de la caja y… eso es todo.

Como he dicho antes, creamos una caja para cada día de la semana y una para el fin de semana. El resultado final puede ser parecido a este:

Lo que haremos será colocar cada tarea que debemos realizar en la caja correspondiente de acuerdo a nuestra planificación. Pero, ¿cómo creamos las tareas? Para ello, no necesitamos de ningún programa adicional: lo haremos con archivos de texto plano.

Para crear una tarea, pulsamos con el botón derecho del ratón en cualquier lugar del escritorio y seleccionamos Nuevo > Documento de texto. Nos aparecerá un icono de archivo al que pondremos como nombre la tarea que debemos realizar. Ten cuidado de no borrar la extensión si esta aparece (.TXT).

Una vez puesto el nombre, es muy probable que el archivo se desplace a una esquina de la pantalla. Cógelo y arrástralo hasta el día correspondiente en el que debes realizar la tarea.

La ventaja de usar archivos de texto plano para indicar las tareas es que podemos abrirlos para añadir los detalles que creamos necesarios acerca de las mismas. Todo es hacer doble clic, escribir y guardar.

Cuando cumplamos una tarea, todo lo que debemos hacer es arrastrar el archivo hasta la papelera de reciclaje y soltarlo allí para eliminarlo.

Ventajas de este método:

• Al mismo tiempo que nos ayuda a despejar nuestro escritorio, disponemos de un potente y flexible método de organización.
• Podemos crear tantas cajas como deseemos en función de nuestras necesidades, lo que nos permite probar varios métodos (¿tal vez GTD o alguno similar, más personal?).
• Podemos conservar diferentes colocaciones de cajas para recuperarlas más tarde.
• Podemos ordenar fácilmente nuestras tareas en según prioridades dentro de cada caja con tan sólo arrastrarlas.
• Tenemos nuestras tareas a la vista con tan sólo un doble clic y podemos ocultarlas de la misma manera.
• No tenemos otro programa adicional consumiendo memoria y enlenteciendo nuestra computadora.
• La curva de aprendizaje del programa y el método es muy baja.

Desventajas:

• No hay sincronización con ningún otro programa ni ninguna web, con lo que sólo te será útil para un sólo lugar de trabajo.
• A menos que crees carpetas para conservar las tareas realizadas, no se puede hacer un seguimiento. Si decides hacerlo, se puede complicar un poco.

Si necesitas tener un registro continuo de tu trabajo, este método te sabrá a poco. Sin embargo, si todo lo que necesitas es saber lo que tienes pendiente para cada día, este método es el tuyo. Además, no veas el placer que produce coger una tarea finalizada y tirarla a la papelera…

Descarga Fences (Windows XP, Vista y 7).

Acerca del autor: Iván Lasso tiene un blog propio donde puedes encontrar varios tutoriales y, sobre todo, información básica para principiantes realizada en cómic. El blog se llama Proyecto Autodidacta. También puedes enterarte de cuando publica allí a través de su cuenta de Twitter.

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Etiquetas: fences, organización, tareas, windowsProductividad, Software