Afina tu lista de tareas pendientes para ser productivo sin culpabilidad

Lista de pendientes, lista de tareas, to-do list… No importa el nombre que le des. Me refiero a esa lista en la que pones todas las cosas que debes hacer. No hace mucho, publicaron una entrada en Lifehacker muy interesante acerca de manejar nuestra lista de una manera que no nos produzca estrés ni culpabilidad.

Generalmente, definimos las cosas a partir de lo que son. Pero otra forma de hacerlo es sabiendo que es lo que no son. Esto es especialmente útil con cosas como las listas de tareas, que tienen una tendencia digna de elogio a convertirse en un cajón de sastre (o, mejor dicho, desastre) donde va a caer cualquier cosa que creamos que debemos de hacer.

Partiendo desde este punto, veamos que nos dicen en Lifehacker que no es una lista de tareas para poder afinar la nuestra y sacarle el mayor partido posible, añadiendo algunas acotaciones propias.

Tu lista de tareas no es un vertedero

Si algo no debe ir a tu lista es todo pensamiento que se te pase por la cabeza. Debes mantener separada tu lista de otros procedimientos de captura de ideas o de anotaciones. ¿Se te ha ocurrido una idea genial para un post en tu blog? ¿Un método para mejorar determinado proceso en tu oficina? No lo anotes en tu lista de tareas. No dejes que se escape, pero ponlo en otra parte. Tu lista de tareas es para anotar las acciones que vas a llevar a cabo en el cortísimo plazo, no vete tú a saber cuando.

Tu lista de tareas no es una lista de deseos

“Tarea” es lo que tienes que hacer; “Deseo” es lo que te gustaría hacer. No mezcles ambas cosas. Por ejemplo, realizar un informe sobre una actividad de la empresa es una tarea, redecorar tu estudio es un deseo. Mezclar ambas cosas le resta efectividad a la lista, aumentando el número de elementos en ella y obligándote a distinguir entre aquellas cosas que tienen un tiempo limitado para ser realizadas y las que pueden ser hechas en tus ratos libres.

Sin embargo, para no perder de vista esos deseos, puedes crear otro tipo de lista aparte, una dedicada exclusivamente a las cosas que te gustaría hacer a mediano plazo. Esto es más efectivo y te ayudará a mantener tareas y deseos separados, sin perder de vista ninguna de las dos cosas.

Tu lista de tareas no debe incluir tareas ambiguas

Me encanta lo que proponen en el post original: tu lista de tareas ha de ser completamente entendible por una tercera persona que la viese. Cosas como “limpiar la computadora” son muy ambiguas: ¿a qué te refieres? ¿Limpiarla por fuera, sacándole brillo hasta que deslumbre? ¿te refieres a desinstalar programas? ¿A borrar Windows? Y no es que vayas a pasarle a alguien tu lista, sino que esa ambigüedad puede resultar perjudicial para ti: ¿Arreglar el blog? ¿En qué narices estaba pensando, qué hay que arreglar concretamente? La memoria es imperfecta y es posible que pierdas tiempo tratando de recordar a que te referías exactamente (si que logras acordarte).

Tu lista de tareas sólo debe contener elementos que puedan ponerse en práctica de una forma inmediata y clara: “Enviar correo electrónico a Manuel con las facturas del primer trimestre de 2010”. Toma como referencia que tuvieras que darle esa lista a otra persona.

Tu lista de tareas no es una herramienta de motivación

Igual que anteriormente dijimos que no deben ir aquí deseos, tampoco deben ir cosas demasiado fáciles de cumplir. El objetivo de este tipo de “tareas facilonas” es poder marcarlas para que nuestra lista vaya quedando más despejada y así creamos que estamos haciendo lo que nos habíamos propuesto. Cosas como “Cambiar el wallpaper de la computadora”, “Revisar el disco duro con el antivirus”, etc. pueden resultar engañosas. En muchas ocasiones, son cosas que tan sólo forman parte de la rutina y que, por supuesto, consumen tiempo. Pero, ¿te hacen avanzar algo en tu jornada? ¿Son importantes? Y lo fundamental: ¿qué ocurrirá si no las haces?

En el post original detallan otra cosa: “No pongas tareas vagas relacionadas con el hábito como “hacer ejercicio” o “beber ocho vasos de agua al día”. Hacer ejercicio y mantenerse bien hidratado es importante, claro, pero no son tareas diarias fundamentales y, lo más importante, pueden diluir el poder de tu lista. Debes estar seguro de que cuando miras tu lista verás una lista de las próximas acciones eficaces que te permitirán hacer un uso eficiente de tu tiempo. (…) Pones cosas en la lista porque quieres lograr que se hagan de una forma concreta y tangible, no porque te gusta mirar un pedazo de papel y recordar que no tienes tiempo suficiente en tu semana de trabajo para ir al gimnasio”.

Tu lista de tareas no es un cementerio

No dejes que la lista se llene de tareas agonizantes, que permanecen enquistadas en la lista mientras a su alrededor aparecen y desaparecen otras. Si una tarea ha estado ahí durante un periodo muy largo de tiempo sin que la hayas hecho y no has tenido ninguna consecuencia grave por ello, quizás es que la tarea no era tan importante y, desde luego, no era urgente. Como dicen en el post original: “Este pequeño consejo puede parecer tan obvio que duele, pero la gente se aferra a tareas obsoletas como si desecharlas sin haberlas logrado equivaliese a fracasar. Saber cuándo algo no merece gastar tu energía física y mental es tan importante como saber cuándo es el momento de comprometerse”.

Ahora, echa un vistazo a tu lista de tareas y empieza a eliminar aquellas que, desde el principio, no deberían estar ahí. Como explican en Lifehacker al final del post: “Tu lista de tareas no es una simple lista, es un compromiso que haces contigo mismo para hacer las cosas que hay que hacer y ser una persona productiva. Tómate hoy el tiempo para podar tu lista y estar seguro de que tus tareas son las más importantes, aquellas en las que sí debes invertir tu energía”.

Vía: Lifehacker

Imagen CC de Amy Mud Pie.

Sobre el autor: Iván Lasso pule y abrillanta sus listas con el objetivo que le sean de más utilidad. Puedes seguirle en Twitter, Facebook, en su blog de informática en cómic o en su blog personal.