13 pequeñas cosas para simplificar tu jornada de trabajo

Esta entrada es una traducción de “13 small things to simplify your workday” de Leo Babauta, publicada en su blog Zen Habits. Puedes seguirle en Twitter o en Identica.

“Haz las cosas difíciles mientras son fáciles y haz las cosas grandes mientras son pequeñas. Un viaje de mil millas comienza con un solo paso“.- Lao Tzu

Una de las mejores cosas que hice cuando decidí simplificar mi vida fue simplificar mi jornada de trabajo; primero, en mi empleo y después, cuando renuncié a él, en mi trabajo actual como escritor y empresario.

He eliminado la mayoría de las tareas administrativas rutinarias y aburridas con algunos sencillos principios.

En estos días, he eliminado las que no son esenciales, y puedo centrarme en lo que realmente me encanta: la creación.

No todo el mundo puede tomar este tipo de medidas drásticas de cara a la simplicidad, pero si tienes algún control sobre tu jornada de trabajo, puedes hacer algunas pequeñas cosas que simplificarán mucho todo.

Si no tienes control sobre tu jornada o si te encuentras pensando “No puedo hacer estas cosas”, empezaría por preguntar ¿por qué no? ¿Es posible cambiar las cosas, si no hoy, a largo plazo? Me he dado cuenta de que muchas veces pensé que algo no era posible (trabajar desde casa, por ejemplo), pero resultaba que a largo plazo si lo era.

No es necesario que hagas todas estas cosas: elije sólo una y pruébala. A continuación, intenta otra y mira a ver si funciona. Experimenta para así poder encontrar lo que funciona para ti.

Y disfruta la vida del trabajo simplificado.

1. Empieza temprano. Entrar a trabajar temprano era uno de mis trucos favoritos. Todo estaba tranquilo, antes de que empezaran las llamadas de teléfono y las reuniones. Así podía hacer con tranquilidad una gran cantidad de trabajo. Para cuando todo el mundo empezaba, ya tenía dos o tres tareas importantes finalizadas.
2. Limita tu tiempo. Es irónico, porque mucha gente trabaja muchas horas y creen que van a cumplir más tareas y ser más productivos. Pero sólo están invirtiendo horas en bruto en el problema. En lugar de ello, reduce las horas y pon un límite, digamos 6 ó 7 horas al día, y trata de conseguir que el trabajo esencial esté realizado dentro de ese límite. Si sabes que solamente vas a trabajar hoy durante 6 horas, te asegurarás de realizar primero las tareas más importantes y desperdiciarás menos tiempos. Los límites te fuerzan a ser más efectivo.
3. Haz una lista corta. Haz una lista larga de todas las tareas que tiene sque hacer y entonces haz otra más corta, de 1 ó 3 cosas que realmente quieres hacer. Elije de forma que, si cumplieras únicamente esas tareas, estarías orgulloso de lo que hiciste hoy. Comienza con la tarea más importante, antes de consultar el correo o ponerte a leer en Internet.
4. Agrupa las distracciones. ¿Cuáles son tus distracciones más comunes? ¿Tal vez cosas como el correo electrónico, leer blogs, Twitter u otra red social? Establece un tiempo para ellas, de preferencia al final del día: por ejemplo, de 3 a 4 pm. ¡No te dejes llevar por esas  distracciones antes de esa hora! Agruparlas todas en un período de tiempo te permite enfocarte en tu trabajo, pero aún continúan ahí, asignado. Otro enfoque podría ser el entregarte a esas distracciones durante 10 minutos al final de cada hora, ¡pero ciñéndote a este límite de 10 minutos!
5. Escribe correos más cortos. Si el correo electrónico ocupa mucho de tu jornada, el simple cambio de limitarte a ti mismo a 3 ó 4 frases por correo hará una gran diferencia. En primer lugar, va a acortar drásticamente el tiempo necesario para escribir o responder a los mensajes que recibas. Y en segundo lugar, va a acortar las respuestas a tus correos, lo que significa que pasarás menos tiempo leyéndolos.
6. Limita las reuniones. Cuantas menos (y menos duren), mejor. Algunos altos ejecutivos de Google realizan reuniones de 5 minutos, de manera que cualquiera que asista es mejor que esté preparado y sea conciso. Si puedes salirte de las reuniones y después obtener las anotaciones de las mismas, o encontrar una manera alternativa de comunicarte, podrás ahorrarte varias horas a la semana.
7. Automatiza. Cuantas menos tareas repetitivas y rutinarias tengas que hacer, más tiempo tendrás libre para la creación y las labores importantes. Así que siempre que sea posible, automatiza: haz que la gente pueda conseguir la información que necesitan de tu sitio web en lugar de mandarte un correo o llamarte, o usa un servicio que procese automáticamente los pagos o envíos de tu producto, por ejemplo.
8. Elimina el papeleo. Yo solía hacer frente a un montón de papeles, e incluso entonces sabía que era un desperdicio de tiempo. Si las empresas y las organizaciones pudieran tener trámites que fueran cumplimentados por vía electrónica, se ahorraría un montón de papel, de copias y de esfuerzos duplicados. Siempre que sea posible, elimina el papeleo en favor de lo digital. Esto puede ser un movimiento más a largo plazo.
9. Despeja tu escritorio. Esto se puede hacer en pocos minutos. Despeja todo tu escritorio. Sólo deja aquellos elementos que sean esenciales. Todo lo demás debe ser: archivado, entregado a la persona apropiada, guardado en un lugar permanente en un cajón o desechado/reciclado. Toma decisiones rápidas y luego vuelve al trabajo.
10. Aléjate. Si puedes, sal de tu oficina y encuentra un lugar tranquilo donde concentrarte en un trabajo importante. Encuentra un lugar donde puedas trabajar, desconectar Internet, hacer tu trabajo y luego volver a conectarte para enviar o subir el resultado. En este punto, trabajar desde casa es una buena opción. Cuanto más se pueda hacer esto (que podría ser una vez por semana o una hora al día, o la mitad de cada día de trabajo), mejor.
11. Toma descansos para respirar. Cada 15 ó 20 minutos, levántate de tu escritorio y toma un descanso para respirar. Puede ser simplemente caminar por la oficina, saludando a alguien, o mejor aún, salir fuera a tomar el aire. Camina, haz que tu sangre circule, tal vez masajea tu cuello y hombros si te sientes tensionado. Haz algunas flexiones si deseas estar en forma. Cuando vuelvas a trabajar, recuerda en que quieres estar trabajando y aleja todas las distracciones.
12. Practica un ritual de enfoque. Cada una o dos horas, haz un ritual de enfoque. Sólo te tomará un minuto o dos. Puedes empezar por cerrar el navegador y tal vez otras aplicaciones abiertas, e incluso dar un paseo durante un par de minutos para aclarar la cabeza y que la sangre circule. Luego regresa a tu lista de tareas más importantes y averigua lo que necesitas para llevar a cabo la siguiente. Antes de consultar el correo electrónico de nuevo o volver a conectarte, trabaja en esa tarea importante durante el tiempo que puedas. Repite este ritual a lo largo del día. También es bueno realizar algunas respiraciones profundas para volver a concentrarte en el presente. Más rituales de enfoque.
13. Asigna grandes periodos de tiempo a la creatividad. No todos pueden hacer esto, pero siempre que sea posible, incluye periodos largos de 3 ó 4 horas en tu programación para crear o para realizar un trabajo importante. Establécelos como inviolables y no permitas que se programen reuniones u otras cosas en ese tiempo. Se implacable sobre la eliminación de las distracciones y haz el trabajo que te gusta en esos periodos, haciendo pausas para respirar en caso de que sea necesario. Regocíjate en tu creatividad.

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